01人员档案

管理原则

人员档案实行“一人一档”管理原则：确保每个人员的档案资料独立且完整。

为便于检索，应按照人员一览表的顺序为每个人员的档案进行编号管理。

档案内容

人员档案应包括但不限于以下内容：

人员档案目录、员工个人简历、身份证复印件、学历证明文件复印件（毕业证、学位证等）、驾驶证复印件（引车员必备，其他人员视情况而定）、职称证明文件复印件（技术负责人、授权签字人等必备）、劳动合同、承诺书、人员培训档案（含培训记录和考核记录）、人员上岗资格确认表、任命文件、授权文件、上岗证、外部培训取得的证书复印件、质量监督记录等。

02仪器设备档案

管理原则

仪器设备档案通常采取“一机一档”的管理原则，确保每台设备的档案资料独立、完整。

对于多个同类小型设备，可以在确保资料完整性的前提下，将其放置在同一档案盒中进行管理。

为方便查找，应给每台设备的档案按照设备一览表的顺序进行编号管理。

档案内容

设备档案应包括但不限于以下内容：设备档案目录、合格证、设备使用说明书、设备验收记录、设备安装调试记录、检定/校准证书、设备检定/校准证书评价确认表、量值溯源图、期间核查记录、维护保养记录、维修记录（可放置空白表格）、降级和报废记录（可放置空白表格）。

小编提醒！！

检测相关软件也应建立档案哦！档案的内容包括随软件附带的检验报告、采购申请、验收记录、适用性确认、信息修改、信息备份以及数据传输一致性、检查记录完整性等。

03体系文件档案

管理体系文件通常分为四个层次，以确保组织内部的质量管理和技术操作能够得到充分的指导和支持：

第一层次：质量手册

管理方法：作为管理体系的核心文件，质量手册应统一存放在专门的档案盒中，并严格控制其分发，确保只有授权人员可以访问。

第二层次：程序文件

管理方法：程序文件应与质量手册一同存放在指定的档案盒中，并对其进行受控管理，确保所有相关的程序文件均得到有效控制。

第三层次：作业指导书

管理方法：作业指导书应与其他层次的文件一起存放在档案盒中，并对发放给相关人员的作业指导书进行严格的受控管理，确保所有版本的控制和更新得到有效追踪。

第四层次：记录表格

管理方法：记录表格应与其他文件一起存放在档案盒中。对于发放给相关人员使用的记录表格，应保留详细的发放记录，确保所有记录表格的使用得到控制。

小贴士

1、可以将全套管理体系文件存放在一个档案盒中，确保文件的完整性和可追溯性。

2、要确保所有文件的版本得到有效的控制和更新，防止使用过时或无效的文件哦！

04运行记录档案

管理原则

按照程序文件中各程序的要求建立对应的档案盒，并在档案盒上明确标识程序编号和程序名称。

记录存放与查找

相关记录应按照时间顺序放入对应的档案盒中，确保有序存放，便于查找和管理。通过记录左上方的受控号，就可以快速定位记录应存放的位置。

小编在了解了众多检测机构的档案管理工作后发现，一些机构会选择将体系运行记录按年度进行分类管理，也就是将每年的各项年度计划及相关实施记录整合在一个档案盒中，便于按年保存和查阅。

05检验报告和原始记录存档

管理原则

车辆检验报告与检验记录（包括初检、复检记录和路试记录）的纸质档案保存期限应不少于六年。

纸质档案应确保清晰、完整，避免涂改或模糊不清。

按照一定的顺序和分类进行归档，确保档案易于查找和检索。

存档内容

检验机构应当保存机动车检验过程中每一次检验的检验报告和原始记录信息。这包括但不限于车辆信息、检测项目、检测结果、检测人员签名、检测时间等关键信息。对于同一车辆多次检测的检验报告和原始记录信息，每次的检测数据都应完整保存，以便在需要时进行对比和分析。 

敲黑板！！

机动车排放检验报告的电子档案保存期限应不少于十年。由于电子档案具有更高的可检索性和长期保存性，因此要求保存期限更长，以满足长期监管和数据分析的需要。

06其他文件档案

除了上述档案外，还需要将公司行政文件、公司管理制度等其他文件进行分类管理，可以通过设立不同的档案盒或文件夹，将相关文件归类存放，方便查找和使用。

有效的档案管理系统需要确保

档案被有序地分类、标记和存放

所以只要可以保持清晰的管理逻辑以便查找大家也可以根据自己的管理习惯来存放档案哦！

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